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衡东县教育局档案管理规定
字体【 】  【发布日期:2016-12-07】  【来源:本站】  【作者:本站】  【阅读次数:次】  【 关 闭 】


衡东县教育局档案管理规定

 

为加强教育局档案的管理,充分发挥档案在各项管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》和中组发〔2009〕12号《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》要求,结合我局实际情况,制定本规定。

一、归档范围

    ()机关文件材料归档范围

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
    2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
    3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
    4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

其中永久保管的文书档案主要包括:
   (1)本机关制定的法规政策性文件材料;
   (2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
   (3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
   (4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
   (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
   (6)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
   (7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
   (8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

    定期保管的文书档案主要包括:
   (1)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
   (2)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
   (3)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
   (4)本机关一般性事务管理文件材料;
   (5)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
   (6)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
   (7)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
   (8)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
   (9)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料;
   (10)机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
    下列机关文件材料属不归档范围

1.上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
    2.本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
    3.同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
    4.下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

   (二)教职工人事档案归档范围

    1.履历材料:履历表和属于履历性质的登记表等材料。

2.自传材料:自传和属于自传性质的材料。

3.报告个人有关事项的材料:领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

4.考察、考核、鉴定材料:在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;定期考核材料,年度考核登记表,援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业等鉴定材料;后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

5.审计材料:经济责任审计结果报告。

6.学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明材料等。

7.培训材料:为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。

8.职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表;教师资格认定申请表等材料。

9.评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表,聘任专业技术职务审批表等材料。

10.反映科研学术水平的材料:被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;科研工作及个人表现评定材料,业务考绩材料;创造发明、科研成果鉴定材料。

11.政审材料:上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料;本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;撤销原审查结论的材料;各类政审表。

12.更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料:个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复;计算连续工龄审批材料等。

13.党、团组织建设工作中形成的材料:

1)中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书;整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见,党员登记表,党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见;不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料;退党、自行脱党材料;恢复组织生活(党籍)的有关审批材料;

2)中国共产主义青年团入团志愿书;

3)加入或退出民主党派的材料。

14.表彰奖励材料:县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表;撤销奖励的有关材料等。

15.涉纪涉法材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料;解除(变更、撤销)处分的材料;检察院不起诉决定书;法院刑事判决书、裁定书;公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

16.招录、聘用材料:录(聘)用审批(备案)表;选调生登记表及审批材料,选聘到村任职高校毕业生登记表;应征入伍登记表,招工审批表;取消录用、解聘材料。

17.任免、调动、军人转业(复员)安置、退(离)休材料:干部任免审批表;干部调动审批材料;援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表;军人转业(复员)审批表;退(离)休审批表等材料。

18.辞职、辞退、罢免材料:自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料,责令辞职的决定,对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定;罢免材料。

19.工资、待遇材料:新增人员工资审批表、转正定级审批表,工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表;享受政府特殊津贴的材料;解决待遇问题的审批材料。

20.出国(境)材料:因公出国(境)审批表,在国(境)外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

21.党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料:委员当选通知或证明材料,委员简历;代表登记表等。

22.健康检查和处理工伤事故材料:录用体检表,反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书,确定致残等级的材料。

23.治丧材料:非正常死亡调查报告等材料。

24.干部人事档案报送、审核工作材料:干部人事档案报送单;干部人事档案有关情况说明等材料。

25.其他材料:毕业生就业报到证(派遣证);人事争议仲裁裁决书(调解书)。

    二、归档要求

1.档案材料形成部门,必须按照有关规定规范制作档案材料。
    机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的原件归档。机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关文件材料必须在材料形成之日起7天内送交办公室,办公室每半年汇总一次送交档案室归档,档案室收到办公室移交的档案材料后必须在15天内分拣到各股室的目录柜中,以便查阅。

人事档案材料必须在材料形成之日起15天内按要求送交档案室归档。符合归档要求的批量人事档案材料,档案室必须在接收之日起一个月内放入本人档案,一年内整理归档。

2.档案室要建立联系制度,及时掌握形成档案材料的信息,主动向档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集档案材料。

3.档案室必须严格审核归档材料,重点审核归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

4.成套材料必须头尾完整,缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

5.归档材料填写不规范,手续不完备,或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作,补办手续,或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审核(或出具组织说明)并加盖公章。

6.归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明复制时间,并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。

7.档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,材料左边应当留有2025毫米装订边,字迹材料应当符合档案保护要求。

8.县直学校和乡镇教育管理机构人事干部在上交应存入本人人事档案的教职工档案材料(如:《工资变动(套改)审批表》、《专业技术职务任职资格评审表》、《奖励人员审批表》、《干部任免审批表》、《履历表》、《自传》和各类登记表等)时,必须盖好相应单位公章,填写人事档案柜号并做好档案柜号排序工作。应存入本人业务档案中的《年度考核表》和《师德考核表》等材料,也必须盖好相应单位公章,教职工本人签名,填写好业务档案柜号并做好档案柜号排序工作。

档案柜号排序方法为:先按前半部分的“柜数”排列,柜数小的排在上面,柜数大的排在下面;再按后半部分的“编号”排列,同一柜数中编号小的排在上,编号大的排在下。

三、档案交接

   (一)机关文件材料的交接

1.所有文书档案均统一由办公室归总,每半年向档案室移交一次(含所有文件通知等材料的电子版),交接时双方在打印的移交册上签字备查,存档。

    2.定期向档案局移交保存满十年的文书档案,移交时要造好移交清单,并要反复认真核对,交接时双方在打印的移交册上签字备查,并将移交册永久存档。

   (二)教职工人事档案材料的交接

1.档案材料送交人必须将教职工档案材料完整无缺地移交到档案室,若材料不齐时不得移交,档案室也不予接受,交接档案材料时交接双方均要在《档案材料收集登记本》上登记、签字备查。

2.教职工人事档案调出必须经县直学校(乡镇教育管理机构)、政工人事股长、分管副局长、局长签字同意,档案室主任开出《档案转递通知书》方可办理、登记,并严密包封。

3.调到外省、市人员档案由县人社局或教育局机要转递。县内各单位自行取送,不准按平信、挂号、包裹邮寄或本人自带。

4.接收新进编人员人事档案必须核查档案中材料是否完整齐全,有回执的要准确无误退返回执,然后进行登记、造册、整理、归档等工作。

四、档案利用

(一)提供利用范围

1.办理工作人员考核、考察、表彰、任免、调动、治丧等工作。

2.落实政策,解决福利待遇审批等有关工作。

3.确定参加工作时间、入党时间、出生日期、学历、职务、职称、级别、工资等工作。

4.入党、入团、出国政审,复查或甄别历史遗留问题及违法、违纪等组织处理工作。

5.因辞职、辞退、自动离职等离开单位后,另就业或出国,不办理转档手续的,不为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅(不含国家安全、公安、监察等部门)。

6.全局性重大活动需查阅、复印相关文件和通知等。

   (二)提供利用的要求

1.查阅档案者,原则上应是中共党员,必须认真执行《档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规,严格遵守保密和提供利用规定,到阅档室查阅。

2.利用档案,要严格履行手续,原则上不接受个人查阅档案事宜,基层学校要查阅档案必须由县直学校或乡镇教育管理机构开具介绍信,在介绍信上写明该教职工的档案柜号,并说明利用理由与目的,经档案室主任开出《档案查阅通知单》或在单位介绍信上签具意见方可查阅,并做好查阅登记。局机关工作人员参照执行。

3.外单位通过我局了解职工情况,一般不予查阅档案,如确需查阅,须派两名以上(含两名)的同志持本单位介绍信,报我局分管领导同意方可办理。

4.在任何情况下,本人不得查阅或借用自己及其亲属的档案。

5.档案原件原则上不得外借,确需借用须经分管领导批准,期限为三天以内,特殊情况可办续借。借用的档案要妥善保管,严格保密,不准转借,用后应及时归还。

6.查阅(借阅)档案严禁涂改、圈划、抽取、撤换、增添、污损档案材料,不得向无关人员泄露和向外传播档案内容,违者视情节轻重予以批评教育,直到纪律处分。

7.查阅(借阅)档案,不得擅自拍摄、摘抄、复制人事档案内容,如确需要,须经档案室主任和分管领导批准才能办理。

五、档案保管

1.严格执行档案管理的各项规章制度,遵守保密守则,认真履行登记、签字等手续。

2.人事档案属于机要部门,要设置专门的阅档室、档案库房、阅档室和档案人员的办公室三室分开。

3.档案库房设置监控系统。非本室人员不得入内,门窗要坚固,室内要清洁。

4.阅档室和库房内严禁吸烟、喝水。易燃、易烂、易腐物品不得带入室内。

5.库房内应设置灭火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温、去湿、消毒等设施。

6.坚持安全检查制度,每天上、下班要检查,节假日前后重点检查,排除不安全的隐患。检查人应每日上午和下午将检查情况及时记录在《档案安全检查登记本》上,并签名备查。

7.每学期全面检查核对一次档案,催办借出档案及时归还,发现问题及时向领导汇报,认真处理。

8.库房档案要合理分区,科学排列,上架有序,便于保管和利用。

9.待整理的档案材料必须要分类码放整齐。档案整理过程中未整理完的材料一律不得放在地面上过夜,也不得靠窗存放,杜绝材料因受潮、淋雨而损毁。

10.任何人不得私自截留、保存、涂改、伪造、转移、销毁档案材料,违者按《档案法》处理。

    六、职责要求

1.档案工作人员应认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策,努力提高政治思想水平。

2.热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,积极为全局管理工作服务。

3.严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不泄露档案内容。

4.坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

5.日常管理必须规范有序,档案办公室的各类档案名册等索引资料摆放要整齐有序、摆放地点要固定不变。库房里的档案资料当天查阅完后应立即入库归档,当天收集的零散的人事档案材料应当天登记、打孔、入档,不得存放在阅档室(办公室),防止丢失。值日人员原则上在值日时要负责各类档案业务的接待工作,切实做到谁值日谁接待,谁接待谁办理,谁办理谁登记,谁登记谁归档。

6.干部职工情况异动后应及时登记干部职务、职称、学历学位和工资等的变动情况,并同步修改登记表、册电子版数据。

7.档案工作人员工作调动时,必须做好各类档案、名册及索引资料等的交接工作。

 

                        衡东县教育局                             2016年12月2  


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